Functiefamilie : Administratief & Secretarieel
Functienaam : Secretaresse B
Niveau :  7

1. Typering Functiefamilie

De functies binnen deze familie worden gekenmerkt door de ondersteunende taken ten behoeve van de primaire of ondersteunende processen met een administratief en/of inhoudelijk karakter. Inhoudelijk kunnen de activiteiten van vakgebied verschillen. De functies kunnen ook gericht zijn op secretariële taken, zoals afspraken en agendabeheer, notuleren en het leveren van operationele en organisatorische ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten.

2. Functierange Secretarieel/administratief

Administratief medewerker F
Administratief medewerker E
Administratief medewerker D
Administratief medewerker C
Administratief medewerker B
Administratief medewerker A
Secretaresse B
Secretaresse A

3. Resultaatgebieden van de functie

Het betreft een functie waarbij overwegend sprake is van:- een onderdeel van de organisatie met een complexe structuur- een onderdeel van de organisatie met een complex extern relatiepatroon waarbij rekening moet worden gehouden met complexe onderlinge samenhangen en bijzondere vertrouwelijkheid- ondersteuning van een (Hoofd)afdeling of Bestuur- ondersteuning van complexe projecten

1. Verzorgde secretariële ondersteuning

  • beheert de agenda, regelt afspraken en bewaakt de voortgang van actiepunten
  • verzorgt de postbehandeling en –verwerking
  • controleert, complementeert en bewerkt brieven, rapporten e.d.
  • bewaakt het telefoonverkeer, neemt boodschappen aan en verstrekt algemene informatie
  • ontvangt bezoekers
  • archiveert werkdossiers
  • laat (te paraferen) stukken circuleren

2. Ondersteunde vergaderingen en bijeenkomsten

  • bereidt vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor
  • stelt de agenda op
  • notuleert de vergadering en stelt besluiten-/actielijsten op
  • bewaakt de voortgang van actiepunten

3. Verzorgde administratieve ondersteuning

  • houdt enkele administraties c.q. registraties bij
  • registreert gegevens en archiveert stukken
  • bewerkt gegevens en stelt overzichten samen
  • verstrekt informatie uit de administratie(s)
  • beheert de (kantoor)voorraad
  • verzorgt en verwerkt managementinformatie

4. Opleiding en ervaring

  • MBO
  • Ruime ervaring