Directiesecretaresse

Solliciteer direct
Wil jij een bepalende rol spelen in de ondersteuning van de directie van de gemeente Zoetermeer? Dan nodigen wij jou van harte uit te solliciteren!

Dit is wat we je bieden

Jouw uitdaging

Als directiesecretaresse ben je de steun en toeverlaat van de directie. Je ontzorgt en voert administratieve werkzaamheden uit voor de individuele directieleden. Ook ondersteun je het managementteam, bijvoorbeeld met de organisatie van bijeenkomsten. Je werkt nauw samen met drie andere directiesecretaresses. Jullie stemmen onderling goed af; zo weten jullie niet alleen wat er bij alle directieleden speelt, maar kunnen jullie ook zaken van elkaar overnemen.

De werkzaamheden bestaan uit:

  • agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken
  • doornemen van de agenda met de directeur
  • organiseren van bijeenkomsten van het managementteam
  • secretariële werkzaamheden en voorbereiden van overleggen
  • behandelen van telefoontjes, aannemen van verzoeken en verstrekken van algemene informatie
  • administratieve taken als correspondentie en beheren van het zaaksysteem
  • deelnemen aan het gemeentebrede secretaressenoverleg
  • signaleren en proactief communiceren over zaken waar de directie, directe collega 's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
  • meedenken over (verbeteringen in) de werkprocessen en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied

Dit zijn wij

De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, dat als ambitie heeft bij te dragen aan een stabiel en goed functionerende directie en gemeentebestuur. Het team bestaat uit de volgende onderdelen: directiesecretariaat, bestuurssecretariaat, bestuursadvies, bestuursondersteuning, kabinetszaken en public affairs, onder leiding van een teammanager. Iedereen werkt op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.
De directie die je gaat ondersteunen, bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, drie directeuren en de concern conttroller.

Dit ben jij

Jij bent iemand die dienstverlenend en klantgericht is. Je bent collegiaal en vindt het leuk om samen met je collega's te zorgen voor de optimale ondersteuning van de directie. Je bent gewend om te werken met Microsoft365 (o.a. MS Teams, Word, Excel). Je werkt nauwkeurig en ziet het werk liggen. Je hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. Je gaat bewust om met je omgeving, je observeert, signaleert en handelt daarin integer en transparant. Met je open houding ben je goed benaderbaar en leg je makkelijk contact met collega's. Ook als het druk en hectisch is, weet jij de rust en het overzicht te behouden.

 

Dit neem je mee

  • Aantoonbaar mbo werk- en denkniveau
  • Ruime ervaring bij voorkeur bij een overheidsorganisatie
  • Goede communicatieve vaardigheden
  • Goed gevoel voor verhoudingen

Goed om te weten

Enthousiast? 

Solliciteer dan via de sollicitatie-knop uiterlijk op de sluitingsdatum van 9 februari 2025.
Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid altijd voorrang op externe kandidaten.

Generiek functiegebouw / CAO

Wij maken gebruik van een generiek functiegebouw. Deze functie is toebedeeld aan het generieke profiel: Secretaresse B (Schaal 7). Klik hier voor de CAO gemeenten.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Vragen over de procedure?

Vanessa van Zee

0793468331

Vragen over de inhoud?

Carlijn 't Hoen

0793469861

Mis jouw
droombaan niet!

Met een jobalert ben je altijd op de hoogte van de nieuwste vacatures!