Secretariaatsmedewerker Stadsbeheer

Stadsbeheer

Schaal 6

€3.323

32 - 36 uur

Sluit op: 11-06-2023

Solliciteer direct

Heb jij net je secretariële opleiding afgerond of ben jij juist een doorgewinterde secretariaatsmedewerker die direct ingezet kan worden? Wil jij werken bij een afdeling waar je veel verantwoordelijkheid krijgt, maar waar ook goed voor je gezorgd wordt? Ben jij die zorgvuldige en zelfstandige organisator die zorgt dat alles, van administratie en agenda's tot systemen, op rolletjes loopt? Dan gaan wij graag met je in gesprek!

Dit is wat we je bieden

Jouw uitdaging

In deze rol ben jij de steun en toeverlaat van de afdeling Stadsbeheer bij gemeente Zoetermeer. Samen met twee ervaren collega’s ontzorg jij de afdeling en draag jij bij aan het ‘buitengeluk’ van de inwoners en bezoekers van Zoetermeer. Je hebt de ruimte om in de functie te groeien en je collega’s helpen hier graag aan mee.

Je gaat je onder andere bezighouden met:

Administratieve taken als correspondentie en het beheren van het zaaksysteem
Bijhouden van de planning, voortgang en signaleringen van het personeelssysteem
Communicatie voor de afdeling; denk aan opstellen van de nieuwsbrief, organiseren van bijeenkomsten en meedenken over het versterken van de onderlinge betrokkenheid
Agendabeheer voor het management. Hierbij ligt je focus op het inplannen van bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken en de meer complexe afspraken
Samen met de beleidsadviseurs voorbereiden van wethoudersoverleggen
Bijhouden en aandacht geven aan bijzondere levensgebeurtenissen; van verjaardag tot jubilaris
Blijvend actueel houden van het handboek secretariaat

We werken toe naar een innigere samenwerking met het secretariaat Afvalinzameling. Dit betekent dat het werk steeds meer op elkaar afgestemd wordt en het secretariaat elkaar kan vervangen indien nodig.

Dit zijn wij

Jouw thuisbasis is bij het cluster Strategie, Beleid & Programmering, maar je werkt voor de hele afdeling Stadsbeheer. De komende jaren kijken we aan tegen een aantal grote opgaven: bouwen van extra woningen, vernieuwen van de buitenruimte, voorbereiden van de stad op veranderingen in het klimaat en in de energievoorziening. Dat lukt alleen als we er samen (met elkaar, de markt én met onze inwoners) de schouders onder zetten. Daarbij kunnen we jou als secretariaatsmedewerker niet missen!

Dit ben jij

Iemand die het leuk vindt om met Microsoft Office te werken en hier ook goed mee uit de voeten kan (o.a. met Teams, Word, Excel, mindmappen). Ook haal je er plezier uit die kennis te delen met je collega’s en het stimuleren om met elkaar de innovaties bij te houden en toe te passen. Je werkt nauwkeurig en streeft naar het beste resultaat. Je gaat bewust om met je omgeving, je observeert en signaleert en handelt daarin integer en transparant. Je bent leergierig, weet op je eigen functioneren te reflecteren en ook anderen aan te spreken om de samenwerking te versterken. Je hebt een open houding en weet makkelijk contact te leggen met collega’s en andere betrokkenen.

Dit neem je mee

Aantoonbaar mbo niveau 4 werk- en denkniveau
Relevante werkervaring in administratieve of secretariële richting

Goed om te weten

Enthousiast?

Solliciteer voor de sluitingsdatum van 11 juni. De gesprekken zullen in overleg worden gepland. Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.