Bestuurssecretaresse

Juridische Aangelegenheden en Bestuursondersteuning

Schaal 7

€4.015

32 - 36 uur

Sluit op

01-06-2026

Solliciteer direct

Wil jij een zichtbare rol spelen in het bestuurlijke hart van de gemeente Zoetermeer? Als bestuurssecretaresse ondersteun je samen met een betrokken team het college van Burgemeester en Wethouders. Je zorgt voor overzicht, structuur en een zorgvuldige voorbereiding van bestuurlijke processen. Zoek je een functie waarin je werkt met korte lijnen, maatschappelijke impact hebt en bijdraagt aan goed bestuur? Dan nodigen wij je uit om te reageren.

Dit is wat we je bieden

Jouw uitdaging

Als bestuurssecretaresse lever je een directe en zichtbare bijdrage aan de stad Zoetermeer. Je werkt voor het bestuur van de stad en ondersteunt het college van Burgemeester en Wethouders in het dagelijks functioneren. Dankzij jouw inzet heeft het college de ruimte om zich te richten op de vraagstukken en behoeften die leven in de stad.

Je zorgt ervoor dat het college goed is voorbereid en zorgvuldig wordt gefaciliteerd. Je brengt structuur aan, bewaakt het overzicht en signaleert wat aandacht vraagt. Daarbij zet je jouw organisatietalent in om de bestuurders te ontzorgen en werkprocessen soepel te laten verlopen. Je stemt werkzaamheden tijdig af, houdt voortgang in de gaten en communiceert helder over afspraken en verwachtingen.

In deze functie werk je nauw samen met de leden van het college, collega bestuurssecretaresses, bestuursadviseurs en collega’s binnen de ambtelijke organisatie. Samen zorgen jullie voor een professionele en betrouwbare ondersteuning van het bestuur. Jij bent daarbij een vast aanspreekpunt en schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen en belangen.

Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder andere uit het beheren van agenda’s en e mail, het plannen en voorbereiden van afspraken en het samen doornemen van de agenda met de bestuurder. Je bereidt overleggen zorgvuldig voor en voert secretariële werkzaamheden uit die bijdragen aan goed verloop van bestuurlijke processen. Daarnaast behandel je telefoontjes, neem je verzoeken aan en verstrek je algemene informatie aan interne en externe contacten.

Ook voer je administratieve taken uit, zoals het verzorgen van correspondentie en het werken met het zaaksysteem. Je signaleert knelpunten of bijzonderheden en communiceert daar proactief over met het bestuur en je directe collega’s binnen het team bestuursondersteuning. Zo draag je actief bij aan een goed georganiseerd en toegankelijk bestuur.

Dit zijn wij

Je komt te werken binnen het team Bestuursondersteuning. Dit team heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en goed functionerend gemeentebestuur van Zoetermeer. Het team ondersteunt het bestuur zorgvuldig, betrouwbaar en met oog voor de bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen.

Team Bestuursondersteuning bestaat uit meerdere onderdelen: het bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, bestuursadvisering, kabinetszaken, public affairs en de bredere bestuursondersteuning. Het team staat onder leiding van een teammanager. Alle collega’s werken op het snijvlak van bestuur en organisatie en dragen bij aan het soepel laten verlopen van bestuurlijke processen.

Het bestuurssecretariaat is een hecht team van zes bestuurssecretaresses. Iedere bestuurssecretaresse ondersteunt een eigen collegelid, terwijl jullie samen verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders als geheel. Samenwerking, onderlinge afstemming en het overnemen van werkzaamheden bij afwezigheid horen daarbij. Binnen het team is ruimte voor overleg, het delen van kennis en het continu verbeteren van de ondersteuning van het bestuur.

Je werkt in een omgeving waar bestuurlijke dynamiek, zorgvuldigheid en maatschappelijke betrokkenheid samenkomen. De lijnen zijn kort, de verantwoordelijkheden duidelijk en ieders bijdrage telt. Samen zorgen jullie voor een professionele en goed georganiseerde ondersteuning van het bestuur.

Dit ben jij

Je haalt plezier uit het ontzorgen van anderen en voelt je verantwoordelijk voor een goed verloop van het werk rondom het bestuur. Je werkt zorgvuldig en vooruitdenkend en zorgt ervoor dat afspraken, informatie en processen kloppen. Je ziet wat nodig is, komt op tijd in actie en laat zaken niet liggen. Daarmee draag je bij aan rust, overzicht en continuïteit voor het college van Burgemeester en Wethouders.

Je werkt dagelijks met Microsoft 365 en weet hier goed je weg in te vinden. Je gebruikt onder andere Teams, SharePoint, Outlook, Word en Excel om informatie te delen, samen te werken en overzicht te houden. Je vindt het leuk om jouw kennis te delen met collega’s en moedigt hen aan om nieuwe mogelijkheden en verbeteringen samen toe te passen. Zo draag je bij aan vernieuwing en slimmer werken binnen het team.

In je werk ben je nauwkeurig en gericht op kwaliteit. Je wilt het goed doen en streeft naar het best mogelijke resultaat. Je bent je bewust van je rol en omgeving, observeert wat er speelt en signaleert tijdig aandachtspunten. Je handelt daarbij integer en transparant en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Je staat open voor feedback en kijkt kritisch naar je eigen handelen. Je bent leergierig en blijft je ontwikkelen. Daarnaast durf je anderen aan te spreken wanneer dit de samenwerking of het gezamenlijke resultaat ten goede komt. Je communiceert duidelijk en respectvol en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Je hebt een open houding en legt gemakkelijk contact met collega’s, bestuurders en andere betrokkenen. Ook wanneer het druk is en er veel tegelijk speelt, weet je het overzicht te bewaren. Je blijft rustig, schakelt snel en gebruikt je improvisatievermogen om passend te reageren op onverwachte situaties.

Dit neem je mee

Aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau
Ruime secretariële ervaring, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving
Uitstekende mondeling en schriftelijke vaardigheden
Goed gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen
Teamplayer
Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, proactief, accuraat en representatief
Beschikbaar op vrijdagen en bij voorkeur ook op woensdagen

Goed om te weten

Solliciteer dan via de sollicitatie-knop uiterlijk op de sluitingsdatum van 1 juni 2026.
Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid altijd voorrang op externe kandidaten. Als er eerder een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de vacature eerder gesloten worden. Wacht dus niet met solliciteren!