Secretaresse Informatie & Automatisering

Informatie & Automatisering

Schaal 6

€3.595

32 - 36 uur

Sluit op

07-09-2025

Solliciteer direct

Zie jij jezelf als een flexibele, klantgerichte secretaresse die moeiteloos schakelt tussen inbox, agenda en Teams-chat? Word jij blij van werken in een dynamisch team waar geen dag hetzelfde is, en weet jij juist dan de rust te bewaren?Dan is deze functie bij de afdeling Informatie & Automatisering écht iets voor jou. Je levert samen met je collega’s professionele ondersteuning, zowel offline als online. Of het nu gaat om het organiseren van overleggen, het beheren van digitale systemen of het ondersteunen van projecten, jij draait er je hand niet voor om.Pak je kans en solliciteer vandaag nog!

Dit is wat we je bieden

Jouw uitdaging

In deze rol ben jij de steun en toeverlaat van de afdeling Informatie & Automatisering. Jij ontzorgt het afdelingshoofd en de teammanagers van de afdeling en denkt hierin twee stappen vooruit. Je draagt hierdoor bij aan een afdeling die op rolletjes loopt en levert een belangrijke bijdrage aan de digitalisering van de gemeente Zoetermeer en de positieve sfeer op de afdeling!

Als secretariaatsmedewerker verricht je de volgende werkzaamheden:
• Het bijhouden van de agenda's t.b.v. het Management Team I&A;
• Het verrichten van secretariële werkzaamheden en het voorbereiden van vergaderingen: het opstellen van de agenda, het verzamelen van de benodigde stukken, het verzorgen van uitnodigingen, notuleren en uitwerken van verslagen, het bewaken van deadlines van actiepunten en afspraken
• Het coördineren en bewaken van de voortgang van bestuurlijke stukken en ambtelijke adviezen
• Registreren, coördineren en bewaken van ziekmeldingen, klachten, facturen en andere logistieke aangelegenheden
• Het opvangen en afhandelen van meldingen en verzoeken via telefoon, mail, post app & chat
• Administratieve taken als correspondentie en het beheren van het zaaksysteem
• Communicatie voor de afdeling; denk aan het opstellen van de nieuwsbrief, organiseren van bijeenkomsten en meedenken over het versterken van de onderlinge betrokkenheid

Daarnaast ondersteun je bij diverse digitaliseringsprojecten, je verzorgt de administratie en bewaakt de lijnen. Je levert een waardevolle bijdrage aan het succesvol afronden van die projecten.

Dit zijn wij

De afdeling Informatie & Automatisering bestaat uit 4 teams met circa 120 medewerkers: automatisering, functioneel beheer, Informatiebeheer en advies & projecten. Op dit moment is onze organisatie in beweging. We passen onze structuur aan om beter in te spelen op maatschappelijke en digitale ontwikkelingen.

Voor de afdeling geldt dat er sprake is van korte lijnen en een fijne collegiale sfeer, waarbij collega’s voor elkaar klaar staan en elkaar helpen.

Dit ben jij

Jij bent sociaal en vindt het leuk om in een hectische omgeving te opereren, je denkt hierbij twee stappen vooruit. Binnen onze afdeling is het nooit saai en jij bent daar als een vis in het water. Je bent digitaal vaardig en kunt ons goed ondersteunen bij de ontwikkeling naar digitaal samenwerken. MS-Teams en de andere office pakketten hebben voor jou weinig verrassingen meer. Ook krijg je er energie van jouw kennis te delen met collega’s en het stimuleren om beter digitaal samen te werken. Je werkt nauwkeurig, je streeft naar het beste resultaat en je bent in staat hybride te werken. Je gaat bewust om met je omgeving, je observeert en signaleert en handelt daarin integer en transparant. Je bent leergierig, weet op je eigen functioneren te reflecteren en ook anderen aan te spreken om de samenwerking te versterken. Je neemt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden met je mee. Je hebt een open houding, ontzorgt proactief en weet makkelijk contact te leggen met collega’s en andere betrokkenen. In tijden waarin veel speelt en het werk hectisch kan zijn, bewaar jij de rust en komt je improvisatievermogen en creativiteit tot het recht. Daarnaast heb je ook relativerend vermogen en houd je zeker van een goede grap op z'n tijd!

Dit neem je mee

• Je beschikt over mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van secretariële dienstverlening
• Bij voorkeur kennis en ervaring van/binnen de gemeentelijke organisatie

Goed om te weten

Enthousiast?

Solliciteer dan via de sollicitatie-knop voor de sluitingsdatum van 8 september. Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid altijd voorrang op externe kandidaten.

Speeddates;
Bij deze vacature gaan wij speeddates organiseren. Dit betekent dat wij op basis van alle binnengekomen sollicitaties een selectie maken die wij uitnodigen voor speeddates.

Deze speeddatesessie zal worden gehouden op dinsdag 16 september tussen 09:00 en 14:30 uur op het Stadhuis in Zoetermeer. Mocht je een voorkeur hebben voor een dagdeel kun je dit aangeven in je sollicitatie.
Wanneer we beide enthousiast zijn na de speeddates volgt er nog een tweede gesprek op vrijdag 19 september.