Secretariaatsmedewerker bestuur

Juridische Aangelegenheden en Bestuursondersteuning

Schaal 7

€3.908

Minimaal 32 uur

Sluit op

22-09-2025

Solliciteer direct

Ben jij een flexibele en klantgerichte secretariaatsmedewerker die met een gedreven team professionele ondersteuning wil leveren aan het college van B&W van de gemeente Zoetermeer? Reageer dan nu!

Dit is wat we je bieden

Jouw uitdaging

Als secretariaatsmedewerker lever je een belangrijke bijdrage aan de stad Zoetermeer, je werkt immers voor het bestuur. In de functie van secretariaatsmedewerker zorg jij ervoor dat het college van burgemeester en wethouders goed gefaciliteerd wordt en de handen vrij heeft om optimaal in te spelen op de behoeften die in de stad leven.
De ondersteuning van het bestuur is bij jou in goede handen. Als secretariaatsmedewerker zet je jouw organisatietalent in voor het ontzorgen van de leden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoetermeer. Je werkt nauw samen met het college, de andere secretariaatsmedewerkers, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd.

De werkzaamheden bestaan uit:
• agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken
• doornemen van de agenda met de bestuurder
• secretariële werkzaamheden en voorbereiden van overleggen
• behandelen van telefoontjes, aannemen van verzoeken en verstrekken van algemene informatie
• administratieve taken als correspondentie en beheren van het zaaksysteem
• signaleren en proactief communiceren over zaken waar het bestuur, directe collega 's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
• meedenken over (verbeteringen in) de werkprocessen en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied

Dit zijn wij

De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, dat als ambitie heeft bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het bestaat uit een aantal onderdelen: bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, bestuursadvies, kabinetszaken, public affairs en bestuursondersteuning, onder leiding van een teammanager. Zij werken allen op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Dit ben jij

Jij bent iemand die het leuk vindt om te ontzorgen. Door jouw accurate en proactieve manier van werken zorg je ervoor dat alles rondom het bestuur goed loopt. Je bent gewend om te werken met Microsoft365 en kunt hier ook goed mee uit de voeten (o.a. Teams, Sharepoint, Outlook, Word, Excel). Ook haal je er plezier uit die kennis te delen met collega's en te stimuleren om met elkaar de innovaties bij te houden en toe te passen. Je werkt nauwkeurig en streeft naar het beste resultaat. Je gaat bewust om met je omgeving, je observeert en signaleert en handelt daarin integer en transparant. Je bent leergierig, weet op je eigen functioneren te reflecteren en ook anderen aan te spreken om de samenwerking te versterken. Je neemt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden met je mee. Je hebt een open houding en weet makkelijk contact te leggen met collega's en andere betrokkenen. In tijden waarin veel speelt en het werk hectisch kan zijn, bewaar jij de rust en komt je improvisatievermogen tot zijn recht.

Dit neem je mee

• Aantoonbaar mbo werk- en denkniveau
• Ruime secretariële ervaring bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
• Goed gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen

Goed om te weten

Enthousiast?

Solliciteer dan via de sollicitatie-knop uiterlijk op de sluitingsdatum van 22 september 2025.
Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid altijd voorrang op externe kandidaten.
De vacature kan eerder worden gesloten bij voldoende reacties. Wacht dus niet met solliciteren!

Generiek functiegebouw / CAO

Wij maken gebruik van een generiek functiegebouw. Deze functie is toebedeeld aan het generieke profiel: Secretaresse B (Schaal 7). Klik hier voor de CAO gemeenten.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Mochten wij kiezen voor externe inhuur dan gaat dit altijd via Flextender.